Звітуємо територіальній громаді: загальний відділ
Загальний відділ у своїй роботі керується Конституцією України, законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», Постановою Кабінету Міністрів України «Деякі питання документування управлінської діяльності», рішенням виконкому Криворізької міської ради «Про затвердження Інструкції з діловодства в органах місцевого самоврядування міста» та іншими нормативно-правовими актами.
Основними завданнями діяльності відділу є контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами, належним зберіганням документів у структурних підрозділах, а також надання методичної допомоги з організації діловодства, робота зі зверненнями громадян та запитами на інформацію.
Так, за 10 місяців 2018 року відділом зареєстровано та надано до розгляду керівництву і структурним підрозділам виконкому 4236 звернень, у тому числі, 1213 письмових, із них:
- місцевих - 826;
- з виконкому Криворізької міської ради – 383;
- з прокуратури – 4.
Розглянуто звернень що надійшли:
- від державної установи “Урядовий контактний центр” -1339;
- від контакт-центру “Гаряча лінія голови облдержадміністрації” - 972
- від Криворізького ресурсного центру – 283.
У виконкомі районної у місті ради продовжує працювати “пряма телефонна лінія” голови районної у місті ради, на яку протягом 10 місяців було прийнято 567 телефонних звернень від мешканців району, на 184 звернення заведено контрольно-реєстраційні картки та взято до виконання, на решту надано усні роз’яснення.
Спеціалістами відділу здійснюється постійний контроль за своєчасним розглядом звернень громадян, надається методична допомога при підготовці відповідей, проводиться суворий облік і контроль за термінами розгляду звернень.
Як результат проведеної роботи, розгляду звернень, що надійшли до виконкому районної у місті ради:
- 876 - вирішено позитивно;
- 3285 - надано вичерпні роз'яснення;
- 75 - залишаються на контролі.
Найбільша кількість звернень стосується вирішення питань житлово-комунального господарства – 3380.
На офіційному веб-сайті виконкому протягом 2018 року зареєстровано вісім електронних петицій від мешканців району, які за встановлений період розгляду не набрали необхідної кількості голосів та були розглянуті як звернення.
Окрім того, відділом щомісячно готуються та надаються до виконкому Криворізької міської ради звіти щодо роботи зі зверненнями громадян та постійно оприлюднюється інформація про звернення громадян на офіційному веб-сайті виконкому районної у місті ради.
З метою забезпечення прав мешканців міста на отримання публічної інформації, було прийнято та зареєстровано 83 запити на інформацію, з них:
- 67 запитів - від фізичних осіб;
- 10 запитів - від громадських організацій;
- 6 запитів - від юридичних осіб.
Ведеться контроль щодо дотримання строків надання відповідей. Запити на інформацію розглядаються в установлені законодавством терміни та надаються ґрунтовні відповіді на них.
Одним із головних напрямків роботи відділу є організація службового документообігу та протокольної роботи.
Щодо організації службового документообігу відділ веде:
- реєстрацію службових листів що надійшли до виконкому районної у
місті ради;
- облік, взяття на контроль та належне зберігання вхідної та вихідної службової кореспонденції.
За десять місяців поточного року до виконкому районної у місті ради надійшло 3225 службових документів, з них - 856 взято на контроль. Структурними підрозділами виконкому створено - 4514 документів.
У 2018 році організовано проведення 10 засідань виконавчого комітету районної у місті ради, на яких прийнято 475 рішень, у тому числі проведено 12 позачергових засідань виконавчого комітету. Технічна організація засідань проводилась відповідно до вимог Регламенту виконавчих органів районної у місті ради.
Із загальної кількості прийнятих рішень виконавчого комітету взято на контроль 24 рішення.
З основних питань діяльності видано 311 розпоряджень голови районної у місті ради, 42 з яких взято на контроль.
При цьому, під час підготовки розпорядчих документів працівниками відділу структурним підрозділам надається методична допомога щодо дотримання єдиних вимог оформлення організаційно-розпорядчої документації.
Для встановлення єдиного порядку формування документів, їх обліку та оперативного розшуку за їх змістом і видом розроблено та затверджено зведену Номенклатуру справ виконкому районної у місті ради.
На підставі запитів структурних підрозділів, відділом видано 376 засвідчених копій раніше прийнятих рішень районної у місті ради та її виконавчого комітету, розпоряджень голови районної у місті ради.
Постійно ведеться робота по наповненню офіційного веб-сайту виконкому районної у місті ради:
- відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» перевіряються та надаються для оприлюднення прийняті рішення районної у місті ради та її виконавчого комітету, розпорядження голови районної у місті ради;
- надаються повідомлення про проведення засідань виконавчого комітету; - у розділі «Послуги» щомісячно розміщуються оголошення про чергові виїзні прийоми Мобільного офісу.
У рамках реформування адміністративних та інших публічних послуг, з метою створення зручних умов для мешканців району, з початку 2018 року прийом та видача документів на отримання публічних послуг здійснюється адміністратором у територіальному підрозділі Центру адміністративних послуг «Віза». При взаємодіі з адміністратором Центру спеціалістами загального відділу було прийнято та передано на виконання 1003 пакети документів. Ведеться контроль за дотриманням термінів виконання послуг та своєчасної передачі результату для видачі.
На теперішній час розроблений новий механізм відстеження й контролю проходження пакетів документів та передачі оформлених результатів послуг адміністратору в територіальному підрозділі Центру адміністративних послуг «Віза», як паперовому, так й в електронному вигляді.
За ініціативою міського голови у 2018 році розпочав свою роботу Мобільний офіс муніципальних послуг. Для мешканців нашого району, як і для усіх криворіжців, це – важлива подія, адже послуги влади стали ще доступнішими, а їх отримання – комфортнішим.
Виконком районної у місті ради з початку 2018 року приймає участь у організації та здійсненні на території району виїзних прийомів Мобільного офісу муніципальних послуг. Загальним відділом проводиться робота щодо організації виїзних прийомів, попередній моніторинг актуальних питань, інформування мешканців щодо переліку послуг, розміщення інформації на офіційному веб-сайті виконкому щодо місць дислокації.
За окремим графіком у районі відбулося 15 виїзних прийомів, де було надано 761 послугу. Завдяки роботі Мобільного офісу отримали послуги мешканці багатоквартирних будинків та сектору приватної забудови.