У сучасних умовах цифровізації система електронного документообігу (СЕД) є ключовим інструментом організації внутрішніх процесів, забезпечення прозорості управлінських рішень та підвищення ефективності роботи.

Що таке електронний документообіг

Електронний документообіг – це комплекс організаційних та технічних рішень, який забезпечує створення, реєстрацію, опрацювання, погодження, підписання, зберігання та контроль виконання документів в електронній формі. Усі дії з документами фіксуються в системі та здійснюються відповідно до встановлених регламентів і повноважень користувачів.

Основні етапи роботи з документом у СЕД

Робота з документом у системі електронного документообігу, як правило, проходить такі етапи:

1. Створення або надходження документа

Документ може бути створений безпосередньо в системі або надійти ззовні (електронною поштою, через інтегровані системи чи шляхом оцифрування паперового документа).

2. Реєстрація

Документу присвоюється реєстраційний номер, дата та інші обов’язкові реквізити. Реєстрація забезпечує юридичну фіксацію факту надходження або створення документа.

3. Маршрутизація та погодження

Система автоматично або за визначеним маршрутом передає документ на розгляд, візування чи погодження відповідальним посадовим особам. Це дозволяє уникнути затримок і втрати документів.

4. Підписання

Після погодження документ може бути підписаний кваліфікованим електронним підписом. Електронний підпис забезпечує юридичну значимість документа та підтверджує цілісність його змісту.

5. Виконання та контроль

За документом можуть створюватися завдання, резолюції та строки виконання. Система дозволяє контролювати хід виконання та своєчасно реагувати на порушення термінів.

6. Зберігання та архівування

Після завершення роботи документ зберігається в електронному архіві відповідно до номенклатури справ і строків зберігання, визначених законодавством.

Переваги використання СЕД

Використання системи електронного документообігу забезпечує:

• скорочення часу на опрацювання документів;
• зменшення паперового документообігу та супутніх витрат;
• прозорість управлінських процесів;
• підвищення рівня контролю та відповідальності;
• захист інформації та розмежування доступу відповідно до повноважень.

Система електронного документообігу є невід’ємною складовою сучасної діяльності. Її впровадження та ефективне використання сприяє підвищенню якості управлінських рішень, оптимізації внутрішніх процесів та забезпеченню належного рівня інформаційної безпеки.